- الرئيسية
- الحلول
- لماذا Klytic
- الأدلة
- الأسعار
- الشركاء
- اتصل بنا
-
-
الرئيسية›الأدلة›الوثائق والإدارة الإلكترونية للوثائق (GED)
الوثائق والإدارة الإلكترونية للوثائق (GED) · الاستخدام Klytic Docs
في Klytic Docs، تُسترجَع الوثيقة عبر ثلاثة مسالك: مجلد الفريق، الذي يوفر الإطار الثابت؛ والوسوم، التي تتقاطع مع المجلدات (العميل، السنة، النوع)؛ والبحث، الذي ينطلق من اسم الملف. وللوثائق التي تتطلب المصادقة، يُهيّأ مسار «إيداع، مصادقة، تصنيف» بالتعاون مع فريق Klytic.
وثيقة لها مكان محدد، يستطيع كل شخص العثور عليها دون معرفة صاحبها، وتمر بمسار عمل عندما تُلزم المقاولة. لا يُظهر البحث إلا ما يحق للشخص رؤيته: فالتصنيف المشترك لا يفتح المجلدات المغلقة.
يتم التصنيف الرئيسي عبر مجلدات الفرق: مجلد لكل مصلحة أو موقع أو نشاط رئيسي. وتتيح بضع قواعد تجنّب شجرة مجلدات لا يفهمها أحد:
الصلاحيات على هذه المجلدات موصوفة في تحديد من يطّلع على أي وثائق.
لا يمكن أن يكون الملف إلا في مجلد واحد. لكنه يستطيع أن يحمل عدة وسوم. وتخدم الوسوم الأسئلة العرضية: جميع العقود، جميع مستندات 2025، كل ما ينتظر التوقيع.
يمكن أن يكون الوسم مرئيًا ويضعه الجميع، أو مرئيًا لكن لا يضعه إلا المسؤولون الإداريون، أو غير مرئي ومخصصًا للقواعد التلقائية. وتُستخدم الوسوم المحجوزة مثلًا للدلالة على حالة لا يغيّرها إلا مسار المصادقة.
حافظوا على قائمة قصيرة: نحو عشرين وسمًا يعرفها الجميع أفضل من مئتين يخترعها كل واحد.
يعثر شريط البحث على الملفات والمجلدات بأسمائها، في كل ما يمكنكم الوصول إليه: مساحتكم الشخصية، ومجلدات الفرق، والعناصر المشتركة معكم. كما يتيح حقل تصفية تضييق عرض المجلد المفتوح.
يتوقف البحث في محتوى الملفات، لا في أسمائها فقط، على إعدادات نسختكم. تحققوا مع دعم Klytic مما إذا كان مفعّلًا لديكم ولأي صيغ. فالوثيقة الممسوحة ضوئيًا دون تعرّف على النص، مثلًا، لا يُعثر عليها إلا باسمها ووسومها. وحسب نمط تشفير المجلد، قد لا يُفهرَس المحتوى.
لهذا يبقى اسم الملف والوسوم هما الأساس. وفي المؤسسات الكبيرة، توفّر اتفاقية تسمية مشتركة من الوقت أكثر مما يوفّره أي محرك بحث.
يحمل كل ملف معلوماته الأساسية: الاسم، والموقع، والحجم، وتاريخ التعديل، وسجل الإصدارات، والنشاط. وتتيح التعليقات التبادل حول ملف دون تعديله أو إرساله بالبريد الإلكتروني.
لا يوفّر Klytic Docs بطاقة بيانات وصفية مهنية مخصصة، بحقول مثل «رقم العقد» أو «تاريخ الاستحقاق». إذا كان نشاطكم يحتاج إليها، فصِفوا الحاجة لفريق Klytic: فالوسوم أو التسمية أو مسار مهيأ تلبّيها غالبًا.
للوثائق التي تُلزم المقاولة، يقترح Klytic Docs مسارات موافقة قابلة للتهيئة. مثال فاتورة المورّد:
وينطبق النموذج نفسه على العقد، ومذكرة مصاريف المهام، وإجراء الجودة. تحدد التهيئة ثلاثة أمور: أين تُودَع الوثيقة، ومن يصادق، وإلى أين تذهب بعد ذلك. يمكن لمسؤول إداري في نسختكم القيام بذلك بمساعدة الدعم، أو يهيّئه فريق Klytic وفق تنظيمكم.
يصنّف المسار الوثيقة. لكنه لا يقرر مدة الاحتفاظ بها ولا موعد إتلافها. هذه المدة تنبع من التزاماتكم وسياسة الأرشفة لديكم: انظروا دليل حفظ الوثائق المهمة ووضع سياسة للأرشفة.
لا يصنّف Klytic Docs الوثائق بواسطة الذكاء الاصطناعي. أما رهانات مثل هذا التصنيف، وما يخرج من المقاولة عند اللجوء إليه، فمعروضة في الذكاء الاصطناعي والوثائق، دون إرسالها إلى الخارج.
لدى المكتب مجلد فريق «العملاء»، يضم مجلدًا فرعيًا لكل عميل ولكل سنة مالية. وتخدم أربعة وسوم الجميع: «عقد»، «فاتورة»، «للتوقيع»، «مؤرشف». وتمر فواتير الموردين بمسار: إيداع في «فواتير للمصادقة»، ثم مصادقة الشريكة، ثم تصنيف في «المحاسبة/2026». وللعثور على جميع عقود عميل، يكفي فتح مجلده والتصفية، أو فتح عرض الوسم «عقد».
المسار، والإصدار المعتمد، والحفظ. انظروا التخزين والمزامنة ومشاركة الملفات والإدارة الإلكترونية للوثائق (GED).
يتوقف ذلك على النص المطبّق وعلى بلدكم. انظروا حفظ الوثائق وأرشفتها.
ليس افتراضيًا. يمكنكم إضافة ملحق ذكاء اصطناعي إلى نسختكم، التي تتولون إدارتها. وقبل تفعيله، اقرأوا الرهانات في الذكاء الاصطناعي والوثائق، دون إرسالها إلى الخارج.
نعم، عبر سجل الإصدارات: استرجاع إصدار سابق من وثيقة.
صِفوا لنا الوثيقة، ومن يصادق عليها، وأين يجب تصنيفها: يهيّئ فريق Klytic المسار معكم.
عرض الترحيب
عرض تجريبي دون التزام. سيتصل بك مستشار لفهم احتياجاتك وتجهيز مساحة Klytic الخاصة بك.
