- الرئيسية
- الحلول
- لماذا Klytic
- الأدلة
- الأسعار
- الشركاء
- اتصل بنا
-
-
الرئيسية›الأدلة›الوثائق والإدارة الإلكترونية للوثائق (GED)
الوثائق والإدارة الإلكترونية للوثائق (GED) · الفهم
تنبع مدة حفظ الوثيقة من الالتزام المرتبط بها ومن استخدامكم لها، لا من سعة القرص. تحدد سياسة الأرشفة ما يُحفظ، ولأي مدة، وأين، وبأي شكل، ومن يبقى له حق الوصول إليه، وما الذي يُفعل به في النهاية. وتصبح ضرورية ما إن تحتفظ المقاولة بمستندات محاسبية أو عقود أو ملفات للموظفين، أي في جميع الحالات تقريبًا.
كثيرًا ما تُخلط هذه المصطلحات الثلاثة. وهي لا تجيب عن السؤال نفسه.
| السؤال | المدة المعتادة | |
|---|---|---|
| النسخ الاحتياطي | العودة إلى الوراء بعد حادث | أيام أو أسابيع |
| الأرشفة | الاحتفاظ بوثيقة لم تعد تُستخدم يوميًا، سليمة وقابلة للاطلاع | مدة الالتزام أو الاستخدام |
| الحفظ | المدة التي يجب أو يجوز أن تبقى فيها الوثيقة موجودة | يحددها نص أو عقد أو قرار داخلي |
بالنسبة إلى المعطيات الشخصية، تصف CNIL (الهيئة الفرنسية لحماية المعطيات) ثلاث مراحل. القاعدة النشطة، ما دامت المعطيات تخدم الغرض الذي جُمعت من أجله. ثم الأرشفة الوسيطة، حين لا تعود تخدم هذا الغرض لكنها تبقى مفيدة، مثلًا لنزاع أو التزام قانوني: فتُفصل حينئذٍ ويُطّلع عليها بشكل ظرفي من طرف أشخاص مخوّلين. وأخيرًا الأرشفة النهائية، لبعض المعلومات التي تُحفظ بسبب قيمتها. وينطبق هذا التقسيم جيدًا على جميع الوثائق.
للنسخ الاحتياطي دليله الخاص: إدارة الإصدارات والنسخ المتماثل والنسخ الاحتياطي. النسخ الاحتياطي لمدة ثلاثين يومًا ليس أرشفة.
تتسع السياسة في بضع صفحات. وتجيب، لكل فئة من الوثائق، عن سبعة أسئلة:
يبدأ كل شيء بالجرد. ومن دونه، تبقى السياسة مجرد شعار: تحدد مددًا لوثائق لا يعرف أحد أين توجد.
في فرنسا، يحدد القانون عدة مدد. ويجمعها الموقع الرسمي Service Public Entreprendre، مع مراجعها. وفيما يلي بعضها، من بين الأكثر شيوعًا بالنسبة إلى المقاولات:
| الوثيقة | المدة | نقطة الانطلاق | النص المذكور |
|---|---|---|---|
| الدفاتر والسجلات المحاسبية | 10 سنوات | إقفال السنة المالية | Code de commerce, art. L123-22 |
| المستندات الثبوتية (سندات الطلب، وصولات التسليم، الفواتير) | 10 سنوات | إقفال السنة المالية | Code de commerce, art. L123-22 |
| الوثائق الضريبية (القاعدة العامة) | 6 سنوات | آخر عملية مذكورة أو تاريخ الإعداد | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| العقود والمراسلات التجارية | 5 سنوات | حسب التقادم المطبّق | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| نسخة كشف الأجر (المشغّل) | 5 سنوات | غير محددة في البطاقة | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| السجل الموحد للموظفين | 5 سنوات | مغادرة الموظف | Code du travail, art. R1221-26 |
ثلاث ملاحظات. قد تنطبق على الوثيقة الواحدة عدة مدد: فالفاتورة مستند محاسبي ووثيقة ضريبية في آن واحد. وتصبح المدة الضريبية عشر سنوات في حالة النشاط الخفي. وهذا الجدول لا يصح إلا بالنسبة إلى فرنسا: فقطاع النشاط (الصحة، البنوك، التأمين) وبلد القارئ يغيّران المدد. ولا يوجد جدول موحد ينطبق على جميع المقاولات.
الوثيقة التي تحتوي على معطيات شخصية لا تُحفظ إلى ما لا نهاية. فاللائحة العامة لحماية البيانات الأوروبية (RGPD) تفرض مدة محدودة، يحددها المسؤول عن المعالجة حسب الغرض، كما تذكّر CNIL.
بالنسبة إلى الموارد البشرية، نشرت CNIL في أبريل 2026 مرجعًا لمدد الحفظ، منظمًا حسب النشاط: التوظيف، والتسيير الإداري، والأجور، وحوادث الشغل، والتبليغات المهنية. وهذا المرجع من قبيل القانون المرن: احترامه غير إلزامي. في المقابل، بعض المدد التي يتضمنها تفرضها نصوص، ولا يجوز للمشغّل مخالفتها. وقد تنطبق عدة مدد على المعالجة نفسها.
عمليًا، يحتاج ملف الموارد البشرية المصنّف في الإدارة الإلكترونية للوثائق (GED) إلى قاعدتين: من يمكنه فتحه بعد مغادرة الموظف، ومتى يُحذف. أما الاحتفاظ «احتياطًا» فليس قاعدة.
لا فائدة من الاحتفاظ بملف عشر سنوات إذا لم يعد أحد قادرًا على فتحه. المكان مهم، والصيغة كذلك:
تخضع قيمة النسخة الرقمية لأصل ورقي لقواعد خاصة. وقبل إتلاف الأصول، تحققوا منها مع محاسبكم الخبير أو مستشاركم.
حالة افتراضية. مقاولة صغيرة ومتوسطة تضم أربعين شخصًا تجمع محاسبتها ومسؤولة الموارد البشرية ومديرها. وفي نصف يوم، يحددون ست فئات من الوثائق.
تمر فواتير الموردين بمسار مصادقة، ثم تُصنّف حسب السنة؛ وتُحفظ عشر سنوات بعد إقفال السنة المالية. وتُصنّف عقود العملاء حسب العميل، وتُحفظ خمس سنوات بعد انتهائها. وتوجد ملفات الموظفين في مجلد ذي وصول مقيّد؛ وتتبع مددها مرجع CNIL، مع التحقق من كل مستند. أما المسودات ووثائق العمل فلا تخضع لأي سياسة: فهي توجد وتختفي مع المشاريع.
كل سنة، في فبراير، تحدد المحاسبة الملفات التي بلغت أجلها، وتعرض إتلافها للمصادقة، وتسجّل القرار. وتتسع السياسة في صفحتين.
بالنسبة إلى الوثائق التي لا تتضمن معطيات شخصية، ذلك ممكن، لكنه مكلف وقليل الوضوح. أما بالنسبة إلى المعطيات الشخصية، فلا: يجب أن تكون المدة محدودة بالغرض.
لا. فهو يُستخدم للعودة إلى الوراء بعد حادث. انظروا إدارة الإصدارات والنسخ المتماثل والنسخ الاحتياطي.
هذا موضوع مستقل، بأدواته الخاصة. انظروا أرشفة الرسائل.
بتصنيف ثابت ووسوم تُوضع لحظة الإيداع. انظروا العثور على وثيقة ووضع وسوم لها وتمريرها في مسار عمل.
مسألة المكان والجهة المشغّلة معروضة في ما هي السحابة السيادية؟
يحتفظ Klytic Docs بالمجلدات والإصدارات والوسوم في النسخة المخصصة للعميل، طالما تركها فيها. وتصنّف مسارات المصادقة الوثيقة وتحفظها بعد الموافقة عليها، مثل فاتورة المورّد في المثال المنشور. وتتيح الصلاحيات حسب المجموعة تقييد الوصول إلى مجلد أرشيف. وتُصدَّر بياناتكم في أي وقت بصيغ قياسية، وتبقى قابلة للتصدير لمدة ثلاثين يومًا بعد انتهاء العقد قبل حذفها.
يجب عدم الخلط بين أمرين. النسخ الاحتياطي لدى Klytic يدوم ثلاثين يومًا: فهو يحمي من الحوادث، وليس أرشفة لمدة عشر سنوات. والأرشفة القانونية المعلنة لـ Klytic Mail خيار إضافي خاص بالبريد الإلكتروني: ولا تجعل من Klytic Docs نظام أرشفة ذا حجية إثباتية.
أما السياسة نفسها (الفئات، والمدد، وعمليات الإتلاف) فتبقى قرارًا للمقاولة، يطبّقه مسؤولوها الإداريون. والاستضافة ممكنة في أي منطقة جغرافية توافق الولاية القضائية المطبّقة، رهنًا بتوفر الخدمات، ولا سيما في أوروبا أو موريشيوس، أو على خوادم العميل. وKlytic ليست عرضًا حاصلًا على تأهيل SecNumCloud.
تصف هذه الصفحة إطارًا عامًا. ولا تغني عن رأي محاسبكم الخبير أو مستشاركم.
الوضع القانوني في 11 أكتوبر 2026. المدد المذكورة هي مدد القانون الفرنسي، كما يعرضها الموقع الرسمي Service Public Entreprendre، الذي يحيل لا سيما إلى المادة L123-22 من Code de commerce والمادة L102 B من Livre des procédures fiscales. وهي تختلف حسب البلد والقطاع وطبيعة الوثيقة.
تمت الاستشارة في أكتوبر 2026.
المجلدات والصلاحيات والوسوم: لنتحدث عن طريقة تنظيم أرشيفكم في Klytic Docs.
عرض الترحيب
عرض تجريبي دون التزام. سيتصل بك مستشار لفهم احتياجاتك وتجهيز مساحة Klytic الخاصة بك.
