- الرئيسية
- الحلول
- لماذا Klytic
- الأدلة
- الأسعار
- الشركاء
- اتصل بنا
-
-
الرئيسية›الأدلة›الوثائق والإدارة الإلكترونية للوثائق (GED)
الوثائق والإدارة الإلكترونية للوثائق (GED) · الاستخدام Klytic Docs
في Klytic Docs، يُضبط الوصول على مستويين: الحساب، الذي يُدخل الشخص إلى نسختكم، والمجلد، الذي يحدد ما يمكنه فعله فيه. ويُفضّل أن يمنح مسؤول إداري في نسختكم الصلاحيات للمجموعات ومجلدات الفرق، بدل منحها ملفًا بملف.
يرى كل موظف ثلاثة أشياء: مساحته الشخصية، ومجلدات الفرق المفتوحة لمجموعاته، والعناصر التي شاركها معه زميل. لا شيء غير ذلك. تُضبط الصلاحيات حسب المستخدم والمجموعة والمجلد، في نسخة مخصصة لمقاولتكم.
يتلخص الضبط الصحيح في جملة واحدة: مجلد فريق لكل نطاق ثابت (مصلحة، موقع، شركة)، ومجموعة لكل فئة من الأشخاص، ومشاركات فردية مقصورة على الحالات الظرفية.
الحساب يحدد من يدخل. ينشئه مسؤول إداري في نسختكم أو يعطّله أو يحذفه. والمصادقة الثنائية متاحة لتعزيز تسجيل الدخول.
المجلد يحدد ما يستطيع الشخص فعله بعد دخوله. تكفي ثلاثة مستويات في معظم الحالات:
| الصلاحية | ما تتيحه | مثال |
|---|---|---|
| القراءة | الفتح والاطلاع | إجراءات الجودة لجميع الموظفين |
| التعديل | إنشاء الملفات وتعديلها وحذفها | مجلد عمل المصلحة التجارية |
| إعادة المشاركة | منح الوصول بدوره لأشخاص آخرين | مسؤول مشروع يُشرك زملاء |
صلاحية إعادة المشاركة هي الأكثر حساسية: فهي التي تُخرج الوثيقة من النطاق المحدد. لا تمنحوها إلا لمن يحتاجها فعلًا.
بمجرد أن يتجاوز الفريق بضعة أشخاص، امنحوا الصلاحيات لمجموعات: «المحاسبة»، «ورشة ليون»، «الإدارة العامة». وتُدار المجموعة بإجراء واحد:
الصلاحيات الممنوحة اسمًا باسم تنتهي دائمًا بالابتعاد عن التنظيم الفعلي. ولا يعود أحد يعرف لماذا لا يزال متدرب سابق يرى مجلد عروض الأسعار.
يعود مجلد الفريق إلى المؤسسة، لا إلى شخص. ينشئه مسؤول إداري، ويربطه بمجموعة أو أكثر، ويحدد مستوى صلاحية كل منها. وتبقى الملفات المودَعة فيه في مكانها عندما يغيّر صاحبها منصبه أو يغادر المقاولة.
بالنسبة إلى محتوى أكثر حساسية داخل مصلحة، مثل الأجور داخل الموارد البشرية، فالأبسط هو مجلد فريق منفصل مفتوح لمجموعة أضيق. ويمكن أيضًا منح صلاحيات أدق على مجلد فرعي عند تفعيل هذا الإعداد في نسختكم: اطلبوه من دعم Klytic.
الشركة أو الفرع: داخل النسخة الواحدة، الأداة هي نفسها: مجموعة ومجلدات فرق لكل شركة. وإذا كان يجب عزل الشركات إلى حد ألا يرى أي مسؤول إداري مشترك الشركة الأخرى، فهذه بنية مختلفة، موصوفة في عدة شركات في Klytic Docs. وتُعالَج هناك أيضًا حالة شخص يعمل لفرعين.
تُظهر لوحة تفاصيل الملف أو المجلد مع من تمت مشاركته. كما تُظهر الأشخاص الذين يملكون الوصول إليه لأن مجلدًا أبًا شُورك معهم. وهذه المعلومة مرئية للمالك وللأشخاص الذين يملكون صلاحية إعادة المشاركة. وهو أول تحقق يجب إجراؤه قبل إيداع وثيقة حساسة في مجلد موجود.
يحتفظ Klytic Docs بسجل للوصول ولنشاط المجلدات: عمليات الإنشاء والتعديل والحذف والمشاركة. ويتيح الإجابة عن أسئلة مثل «من شارك هذا المجلد؟» أو «من حذف هذا الملف، ومتى؟». ويمكن أيضًا تصدير سجلات الوصول والإدارة إلى أدوات المراقبة الخاصة بكم.
إذا كنتم تحتاجون إلى أثر أدق، مثل مجرد الاطلاع على ملف معين، فتحققوا مع دعم Klytic مما تسجّله نسختكم قبل جعله قاعدة داخلية.
| مجلد الفريق | المجموعة بصلاحية التعديل | المجموعة بصلاحية القراءة |
|---|---|---|
| التجارة | مندوبو المبيعات | الإدارة العامة |
| المحاسبة | المحاسبة | الإدارة العامة |
| الموارد البشرية | الموارد البشرية | لا أحد |
| الإجراءات | الجودة | جميع الموظفين |
لا تُمنح صلاحية إعادة المشاركة إلا لمسؤولي المصالح. ويُضاف مندوب المبيعات الجديد إلى مجموعة «مندوبو المبيعات»: ولا شيء آخر يُفعل.
تقييد صلاحيات الكتابة يُقلّص أيضًا ما يمكن لحساب مخترَق أن يشفّره أو يمحوه. التحليل الكامل في دليل حماية الإدارة الإلكترونية للوثائق (GED) من برامج الفدية واستعادتها.
أخرجوه من مجموعاته، واسترجعوا ملفاته الشخصية، ثم عطّلوا حسابه. الخطوات مفصّلة في الوثائق عند مغادرة موظف أو فريق.
نعم، يمكن للمسؤول الإداري استثناء بعض المجموعات من إنشاء المشاركات. انظروا روابط المشاركة والشركاء والتنزيلات.
فقط إذا كان يجب ألا يرى أي مسؤول إداري مشترك الشركة الأخرى. النظامان مقارَنان في عدة شركات في Klytic Docs.
المستخدم نفسه، من سلة المحذوفات، دون مقابل. وإذا لم تعد السلة كافية، يستعيده دعم Klytic انطلاقًا من النسخ الاحتياطية لآخر 30 يومًا. الحذف عن طريق الخطأ يُعدّ خطأً في الاستخدام: وتخضع هذه الاستعادة لتذكرة دعم مدفوعة. انظروا استرجاع إصدار سابق من وثيقة.
يساعدكم دعم Klytic على تحويل تنظيمكم إلى مجموعات ومجلدات فرق.
عرض الترحيب
عرض تجريبي دون التزام. سيتصل بك مستشار لفهم احتياجاتك وتجهيز مساحة Klytic الخاصة بك.
